CONDITIONS GÉNÉRALES 1stKYC

IL EST PORTÉ À LA CONNAISSANCE DES UTILISATEURS (CFR. DÉFINITION INFRA) QUE CE SITE A ÉTÉ DÉVELOPPÉ DANS UN ESPRIT POSITIF DE COLLABORATION ENTRE EUX ET LA SOCIÉTÉ.

ILS SONT PRIÉS DE LIRE TRÈS ATTENTIVEMENT LES CONDITIONS GÉNÉRALES CI-DESSOUS QUI S’APPLIQUENT À L’ENSEMBLE DES RELATIONS ENTRE LA SOCIÉTÉ ET LES UTILISATEURS.

1 – Généralités

La société qui exploite le site Internet www.1stkyc.com et qui opère l’application est la société de droit belge AML SERVICES srl, dont le siège social se trouve 11-13 Parc Artisanal à B4671 Barchon – Belgique, BCE 0771 320 640.

ici définie comme étant « la Société ».

Sauf convention contraire expresse et acceptée par écrit, les présentes conditions générales sont seules applicables à toutes nos offres, commandes, engagements ou relatons contractuelles quand bien même les conditions de l’utilisateur affirmeraient leur propre primauté. Les conditions générales ont été nécessairement lues et approuvées lors de l’entrée en relations et sont disponibles à tout moment sur le site internet de la société (www.1stkyc.com).

Les présentes Conditions générales sont établies en français qui sera accepté comme la seule langue de référence. Les traductions en d’autres langues sont établies à titre indicatif uniquement.

Aucune exonération, changement, variation ou ajout aux présentes conditions générales ne pourra être effectif que sous la forme d’un écrit accepté expressément au travers de l’apposition de la signature autorisée de chacune des deux parties à la date ou après la date de signature du contrat ou de l’offre par chacune des deux parties. Il ne saurait être tiré aucun argument d’une faveur, quand bien même elle aurait été répétée.

2 – Définitions

Les présentes conditions s’appliquent à l’utilisation du site Internet www.1stkyc.com, ci-après défini comme étant « le Site ». Le Site permet à la fois d’obtenir en ligne une présentation générale de l’entreprise et de ses produits et services, d’une part, et d’autre part l’accès à l’Application dont il va être question ci-après.

Le « DOSSIER » doit se comprendre comme étant constitué de l’ensemble des informations introduites par le Propriétaire et les Utilisateurs autorisés par lui, dans les bases de données qu’ils ont créées.

Le « PROPRIÉTAIRE » d’un Dossier doit se comprendre comme étant celui qui s’est enregistré comme tel et est juridiquement responsable de l’entité qui s’est enregistrée ; il est défini sous le terme générique «le Propriétaire». Autrement dit, est considéré comme le Propriétaire du Dossier, non au sens premier du terme, mais au sens de « propriétaire de l’intégralité des droits d’usage liés à l’abonnement, droit dont il peut également disposer vis-à-vis de ses employés, commettants et autres préposés, dont le Propriétaire demeure responsable ». Un tel Propriétaire, au sens de la présente convention peut techniquement, en tant que responsable du Dossier, inviter un Utilisateur (qui serait, par exemple, un de ses commettants) à avoir accès à son Dossier, mais il le fait alors sous sa seule, pleine et entière responsabilité.

Les « UTILISATEURS » du site sont les personnes qui sont définies sous le terme générique « l’Utilisateur » : il s’agit des personnes qui pourront utiliser le site et ses diverses fonctionnalités, ou seulement certaines d’entre elles, après invitation reçue du Propriétaire, dans le cadre de leur activité professionnelle, quel que soit leur niveau de responsabilité au niveau de l’entité ayant été enregistrée par le Propriétaire. Le Propriétaire est également un Utilisateur, mais possédant un niveau d’autorisation le plus élevé.

L’Utilisateur est toujours une personne physique qui est tenue de s’identifier correctement en communiquant des données correctes à la Société, laquelle ne peut être tenue pour responsable d’informations erronées ou incomplètes.

Le site propose l’utilisation d’une application destinée à gérer les données LCB/FT (Lutte Contre Blanchiment & le Financement du Terrorisme) des clients du Propriétaire, application dénommée 1stKYC.

De par leur inscription, les Utilisateurs acceptent formellement que lui soient adressés des messages informatifs sous forme de mailing ou tout autre notification à caractère technique ou informatif, ayant trait à l’Application qu’ils utilisent. A cet égard, il y a lieu de se reporter à la section « politique de confidentialité de l’entreprise et informations en application du règlement de protection des données – RGPD (Règlement Général pour la Protection des Données – htps://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/VXV/HVML/?uri=CELEX:32016R0679&from=FR »).

Ainsi que développé aux points « confidentialité » ci-dessous, la Société ne transmet jamais à des opérateurs externes quels qu’ils soient de quelconques indications ayant trait aux Utilisateurs ou aux données enregistrées par eux dans leur Dossier : sont cependant autorisés sans accord préalable à communiquer de telles informations Confidentielles à des tiers, (a) s’il est tenu de le faire par la loi ou par une autorité de régulation, (b) si cela lui est demandé de la part d’une autorité gouvernementale ou fiscale et dans la stricte limite d’un telle demande, pourvu qu’elle soit régulière.

Si elle doit avoir recours à des sous-traitants, comme c’est le cas par exemple pour ce qui est des serveurs qu’elle utilise pour héberger ses données, il s’agit de serveurs qui bénéficient du plus haut degré de sécurisation et de confidentialité possible, et ce dans le respect des dispositions du RGPD.

Qu’il soit en période de test ou non, l’Utilisateur, ici entendu au sens le plus large, reconnaît disposer d’un droit d’usage du site, sans plus. Le Propriétaire détient la propriété des données qu’il a encodées sur le site et a la possibilité de les rapatrier localement sous un format standard couramment utilisé, faculté qu’il est libre d’utiliser ou pas.

La problématique de la durée de conservation des éditions qui lui sont adressées est du ressort exclusif de l’Utilisateur : c’est à lui d’examiner, au regard des Directives, lois et règlements dont il dépend, la façon dont il entend utiliser l’outil et le délai de conservation des données qu’il a compilées, collectées ou les deux à la fois grâce à l’Application.

En cas d’abandon de l’abonnement pendant plus de 365 jours (non-règlement), la société notifie le Propriétaire sur le fait qu’elle va détruire le Dossier inutilisé dans les 5 jours. L’attention des Utilisateurs est attirée sur le fait que dès que la destruction est effective : ils n’auront plus accès aux données, celles-ci étant par ailleurs détruites. Si, entre le premier et le 360ème jour non couvert par des paiements du droit d’utilisation, le Propriétaire des données venait à décider, dans les délais évoqués par la IVème Directive, de réactiver son abonnement, notamment pour prouver, par exemple pour prouver qu’il a effectué des recherches sur ses clients ou qu’il a remplit ses devoirs en temps en heure, il devrait payer un montant équivalent à la durée de conservation desdites données, soit au maximum, 360 jours, préalablement à pouvoir accéder à nouveaux à ses données.

Pendant les périodes où leur droit d’utilisation n’est pas couvert par un paiement, les Utilisateurs ne peuvent pas exercer la vigilance, tant que leur accès étant suspendu. Outre sa responsabilité propre, la Société n’a d’autre solution que de gérer de la sorte cette problématique au travers d’une application dont le principe est de permettre à ses utilisateurs de faire l’économie à la fois du papier et des sauvegardes sur leurs propres machines.

3 – Acceptation du produit

Le site propose une Application qui est en état d’offre permanente. Le fait pour un Utilisateur de s’enregistrer en tant que Propriétaire ou Utilisateur l’oblige à lire et à accepter expressément les présentes conditions générales. L’accès à l’Application étant impossible, même dans le cadre d’une utilisation gratuite, à titre d’essai, sans confirmation de la lecture et de l’acceptation explicite et exprès des présentes conditions.

L’Application est fournie en tant qu’outil destinés à des professionnels pour les aider à remplir leurs obligations  et la société ne peut donc que décliner toute responsabilité de l’usage abusif ou détournement qui serait fait de cet outil à d’autres fins que celles pour lesquels il est prévu.

De par leur inscription sur le site, les Utilisateurs s’engagent à accepter et à utiliser l’Application telle quelle et reconnaissent à la Société le droit d’apporter au site les modifications qu’elle juge utile pour le bon fonctionnement de l’Application.

4 – Configuration matérielle minimale

Pour pouvoir utiliser correctement l’Application, les Utilisateurs ont besoin d’un ordinateur connecté à Internet via une ligne téléphonique de bonne qualité.

Les Utilisateurs ont vérifié la qualité de leur ligne ; une bonne utilisation requiert une connexion exempte de coupures fréquentes et disposant d’un débit suffisant. Pour information : la perte de connexion avec le serveur ne présente pas de risque de corruption des fichiers mais représente plutôt une gêne pour l’Utilisateur.

La Société a vérifié que le site supporte les navigateurs Internet FIREFOX ou CHROME. Aucune garantie n’est donnée pour d’autres navigateurs. Microsoft Explorer est à bannir.

5 – Limitation de responsabilité & contrôle

La société garanti le bon fonctionnement de l’Application, pour autant qu’elle soit utilisée de manière correcte, tel qu’indiqué dans l’aide, dans la mesure du possible, dans un maximum de langues usuelles dont la société sait qu’elle sont celles d’utilisateurs identifiés, les utilisateurs étant invités à faire preuve de tolérance quant aux traductions, et état invités aussi, par ailleurs, en cas de doute à se mettre en contact avec la société pour l’interroger, de préférence en Français ou en Anglais.

Voyez également l’article 8.

Dans le cas où une erreur de programmation faite par la Société serait détectée, la Société s’engage à la corriger dans les meilleurs délais. La responsabilité de la société étant limitée à ce point précis (article 7).

Les Utilisateurs assurent posséder des notions suffisantes dans les matières professionnelles dont relève l’Application mise à leur disposition, pour en assumer le bon fonctionnement. La Société ne peut être tenue pour responsable d’erreurs de manipulation ou d’interprétation, quelles que soient leurs conséquences.

L’Application est destinée à une utilisation liée à des activités légales et reconnues dans leur pays d’origine.

Aucune des parties ne verra sa responsabilité engagée envers l’autre en cas de défaillance ou de délai dans l’exécution de ses obligations ci- dessus attribuable à un cas de force majeure ou un cas fortuit.

6 – Assurances

La Société ne pourra être tenue responsable de tout événement qui surviendrait en dehors de son champ d’intervention et/ou fourniture de services. L’ensemble des exclusions relatives à sa responsabilité figure dans les conditions générales.

Elles découlent, entre autres de l’assurance de responsabilité civile souscrite par la société (extrait ci-dessous).

Par contrat d’assurance de responsabilité civile, on entend le contrat souscrit par la Société pour couvrir la responsabilité civile contractuelle et extra contractuelle qui peut lui incomber en raison de dommages de toute nature causés à des Tiers et résultant d’erreurs, omissions ou négligences commises par lui, en sa qualité de prestataire de services en informatique dans le cadre de ses activités.

Aucune des parties ne verra sa responsabilité engagée envers l’autre en cas de défaillance ou de délai dans l’exécution de ses obligations ci-dessus attribuable à un cas de force majeure ou un cas fortuit.

Dans le cadre des dispositions de responsabilité et d’assurance, qui vont suivre, le terme « Assuré » peut désigner la Société, mais aussi certains Utilisateurs de telle ou telle fonction du site.

Sont exclus de la garante de la compagnie et en conséquence exclus de la responsabilité éventuelle de la société dans le cadre de la présente convention :

  • Les dommages causés intentionnellement par un Assuré, qui utiliserait le matériel mis à sa disposition aux fins de nuire aux intérêts d’un Tiers, par exemple. Toutefois, si l’Assuré fautif n’est ni le preneur d’assurance ni l’un de ses associés, administrateurs, gérants, organes, préposés dirigeants, responsable technique, la garante reste acquise aux Assurés autres que le fautif, sous réserve de la franchise prévue contractuellement et du recours que la compagnie est en droit d’exercer contre ce dernier.

Sont également exclus, les dommages causés par :

  • Les modalités d’exploitation de l’entreprise, acceptées par les Assurés ou par un manquement tel aux normes de prudence ou de sécurité propres aux activités assurées que les conséquences dommageables de ce manquement ou de ces modalités d’exploitation étaient – suivant l’avis de toute personne normalement compétente en la matière – presque inévitables;

  • Les répétitions multiples, en raison de l’absence de précautions, de dommages de même origine ;

  • La non-soumission des méthodes préconisées ou utilisées à des vérifications préalables suffisantes, compte tenu des connaissances acquises sur le plan technique et scientifique.

  • Les dommages résultant de la non-restitution de fonds, d’abus de confiance, de malversations, de détournements ou de tous agissements analogues, ainsi que de concurrence déloyale ou d’atteintes à des droits intellectuels tels que brevets d’invention, marques de produits, dessins ou modèles et droits d’auteur ;

  • Les amendes judiciaires, transactionnelles, administratives ou économiques, les dommages à caractère punitif ou dissuasif (tels que les « punitive damages » ou « exemplary damages » de certains droits étrangers), ainsi que les frais judiciaires de poursuites répressives.

  • La responsabilité civile des mandataires sociaux de l’entreprise assurée engagée en vertu de la législation en vigueur en cas de faute de gestion commise par ceux-ci en leur qualité d’administrateur ou de gérant.

  • Les responsabilités pouvant incomber aux sous-traitants, associés ou membres d’un consortium ou d’une association momentanée, travaillant en collaboration avec la Société.

7 – Responsabilité de l’Utilisateur

L’Utilisateur s’engage expressément et nonobstant le recours éventuel aux services d’assistance à signaler endéans les meilleurs délais, par écrit, tout problème technique généralement quelconque qu’il rencontrerait dans le cadre de son utilisation.

S’il devait s’avérer qu’un Utilisateur a manqué à ce devoir de diligence et de bonne collaboration endéans les meilleurs délais de la survenance d’un problème, l’Utilisateur pourrait être tenu lui-même pour responsable de son dommage ou de l’aggravation de celui-ci.

Sans préjudice de ce qui précède, la responsabilité pleine et entière de la Société à l’égard des Utilisateurs, s’agissant des Prestations fournies sur base du présent Contrat, ainsi que toute négligence, acte positif ou omission commis par les consultants de la Société, qu’ils soient sous-traitants ou agents, en tenant compte de décès, de préjudice, de perte ou de dommage causé par, ou résultant d’une quelconque prédite entité, ne pourra en aucun cas être recherchée lorsque les actions de l’Utilisateur interfèrent avec les prestations de la Société.

Le droit belge étant d’application dans le cadre des présentes conditions à raison tant du siège de la société qui s’adresse à des professionnels qu’en raison de la clause d’élection de for stipulée et expressément acceptée dans le cadre des présentes conditions générales, il ne saurait être question de réclamer autre chose que le dommage effectif.

8 – Recours au service d’assistance

Le service d’assistance disponible sous la rubrique « Besoin d’aide / Nouveau ticket d’aide » est disponible en permanence. Il s’agit de la seule manière correcte de contacter le service d’assistance. La Société ne garantit pas un suivi correct des demandes d’assistance qui auraient été formulées d’une autre manière.

Le prix du service d’assistance est inclus dans la redevance d’utilisation de l’application.

La société mettra tous ses bons soins et prendra toutes les mesures utiles pour assurer le meilleur service d’assistance possible, mais ne peut être tenue pour responsable de problèmes externes à son organisation tels que défaillance du matériel des Utilisateurs ou insuffisance de connaissance technique en la matière concernée par l’Application.

En cas d’indisponibilité du service d’assistance via les tickets, il est également possible d’échanger par mail à l’adresse : help@1stkyc.com

La société accordera ses meilleurs soins aux demandes formulées par tickets ou mails mais ne garantit pas le délai de réponse.

9 – Prix

Sous réserve de l’article 10, les prix pour l’Application proposée par le site sont aisément disponibles sur la page « Paramètres/Informations générales » ou sur simple demande via les divers formulaires disponibles sur le site www.1stkyc.com

Les prix annoncés sont valables pour le trimestre civil en cours. Toute modification éventuelle le sera avec un préavis de 15 jours minimum.

Les prix annoncés sont toujours exprimés hors TVA. L’application de la TVA est soumise aux dispositions légales en vigueur dans le pays des utilisateurs.

Seuls les modes de paiement indiqués sur le site sont acceptés par la société. Le règlement par chèque sera toujours banni.

Lors de la souscription de son abonnement, l’Utilisateur choisit lui-même la durée pour laquelle il s’engage. Lorsque celle-ci arrive à son terme, il en est informé et invité à prolonger son abonnement, ce qu’il peut librement choisir de faire ou pas.

Une fois que le prix de l’abonnement ou d’un éventuel renouvellement reste impayé pendant sept jours calendrier, l’Utilisateur se voit suspendre l’accès aux données (voyez aussi l’article 2, in fine, en ce qui concerne la conservation des données et l’article 11 : « modalités de paiement »).

10 – Segmentation des marchés

Dans la mesure où la politique fiscale peut varier d’un pays à un autre et dans la mesure où l’Application s’adresse à tous les pays, les Utilisateurs sont pleinement informés que les prix qui sont affichés sur le Site sont « tax neutral », c’est-à-dire exprimés hors TVA et en dehors de tout autre type de taxation que tel ou tel pays viendrait à appliquer à la vente des services de l’Application en raison d’un lien territorial ou de tout autre lien qui relierait les Utilisateurs ou tout autre intervenant à ce pays.

Le Propriétaire marque expressément son accord quant au fait qu’il sait que les prix sont exprimés nets de toute taxation et qu’une éventuelle taxation qui serait due dans son pays d’origine est susceptible d’être répercutée en sus sur la facturation qui lui est adressée, autrement dit que les prix affichés sont susceptibles d’être majorés de la TVA ou de toute autre taxe existante ou à venir qui serait réclamée par un état intervenant à quelque niveau que ce soit dans le processus de délivrance de l’Application mise à disposition desdits Utilisateurs par la Société.

11 – Modalités de paiement

Le droit d’usage de l’Application est facturé en fonction d’une grille de prix se trouvant dans le menu Paramètres / Informations générales et tenant compte des volumes d’information propres à chaque Dossier géré par le système. Ce droit d’usage est facturé anticipativement, à la date anniversaire du passage à la version payante.

Les factures sont déposées, après le règlement, dans le menu « Paramètres/Mes factures » de l’Application.

Le processus de règlement est géré par Stripe (www.stripe.com) qui garde seul les paramètres de paiement des Dossiers.

Lors de son inscription, le Propriétaire choisit les modalités de règlement parmi les options proposées par le site d’encaissement STRIPE. À savoir :

  • la carte de crédit à prélèvement automatique

  • la domiciliation SEPA à prélèvement automatique

Dans le cas où l’organisme de paiement STRIPE viendrait à refuser le prélèvement pour quelque raison que ce soit. la Société sera en droit de répercuter au propriétaire au minimum les frais imposés par le partenaire extérieur Stripe® et qui, à titre indicatif. sont généralement de 7,50€ / transaction refusée.

En cas de facture impayée dans les 360 jours, le dossier sera réputé en déshérence et susceptible d’être désactivé, ainsi qu’indiqué à l’art.2 §11 des présentes. Si le client qui est entré en déshérence souhaite réactiver son compte endéans les 360 jours, soit avant le délai d’effacement de ses données, il doit alors payer un montant appelé à couvrir la période de conservation effective de ses donnés (comme stipulé également à l’art. 2).

Toute réclamation ou demande d’information relative à la facturation ou aux questions relatives aux règlements sera adressée à l’adresse mail invoices@1stkyc.com

12 – Période de test des applications

L’Application dispose d’une période de test gratuite.

Durant la période de test, l’accès gratuit à l’Application est limitée à quinze jours et à un seul Dossier, dans une limite de 15 fiches par Dossier.

Un Propriétaire peut inviter autant d’autres Utilisateurs qu’il le souhaite dans son dossier.

13 – Propriété du logiciel, de l’application et droits intellectuels

L’application mise à disposition des utilisateurs est une application « cloud », c’est-à-dire qu’elle est logée sur un serveur qui appartient à la société. Les Utilisateurs adressent, via leur propre machine, des requêtes de recherche au serveur de la société qui leur renvoie le résultat desdites recherches. Ces résultats sont archivés et lesdites archives sont accessibles par les utilisateurs.

L’utilisateur n’est donc propriétaire ni du logiciel qui permet au serveur de la société d’effectuer les recherches en question, ni du serveur lui-même, ni de rien qui se rapporte à la conception de l’ensemble de cette solution mise à distance à portée d’utilisation : l’utilisateur ne dispose qu’un d’un droit d’usage de l’ensemble et, tant qu’il continue d’être dans une période temporelle pour laquelle il est en ordre de paiement, un droit d’accès à l’historique de ses requêtes et aux archives liées.

Ce second aspect de son droit d’usage, le premier étant d’effectuer des recherches, doit lui permettre de démontrer sans problématiques d’archivages internes, qu’il a bel et bien rempli ses devoirs de recherche en temps et en heure.

S’agissant d’un produit « virtuel », en ce que l’utilisateur paie pour un droit d’usage à distance, il n’est pas inutile de souligner que les droits intellectuels restent la seule et unique propriété de la société et ce d’autant qu’il n’est techniquement pas possible de télécharger l’application pour l’installer de telle sorte qu’elle fonctionne sur une machine qui serait indépendante du serveur de la société.

Les droits intellectuels de la société lui sont strictement réservés et ne peuvent un aucun cas être acquis, ni même loués par l’utilisateur qui, répétons-le, ne dispose que d’un droit d’usage.

Les droits intellectuels sont les droits qualifiés comme tels au travers des définitions qu’en donnent les différents régimes légaux mondiaux, qu’il s’agisse de systèmes légaux ou de définition qui dérivent des systèmes de Common Law et sont donc légalement reconnus, et notamment :

  • Les copyrights, les brevets, les secrets commerciaux, secrets de fabrications, know-how ou savoir-faire, les marques, patentes, inventions, design, logos, habillages commerciaux, droits moraux (Cfr. Infra, tels les droits d’auteur, par exemple), les mots masqués, les slogans et autres formules et dérivés publicitaires de toute forme, utilisés à des fins professionnelles commerciales, et toute autre forme de droits privés immatériels

  • Toute application ou droit d’application des droits pré-mentionnés

Ces droits ne sont jamais cédés que de manière strictement limitative et uniquement en vertu d’un accord exprès, préalable et écrit de la Société.

Un renouvellement, une extension ou une restauration implicite de cette cession de la licence n’est pas synonyme de cession.

En d’autres termes et en synthèse, les droits intellectuels mis en œuvre ou utilisés dans le cadre de l’utlisation du site restent la propriété de la Société, sauf accord écrit exprès en sens contraire.

Les droits intellectuels patrimoniaux liés au site et à son image constituent eux aussi la propriété exclusive de la Société et comprennent notamment :

Les droits de reproduction et de communication au public.

14 – Modes d’exploitation

La Société disposera seule du droit de fixer l’œuvre, en tout ou en partie, par toute technique sur tout support et notamment :

  • Un support en ligne, en ce compris Internet, ainsi que tout réseau Intranet, toutes bornes informatiques dans des lieux privés et/ou publics. L’autorisation de reproduire sur Internet comprend également l’autorisation d’établir tout lien à partir ou en direction du site où l’œuvre est reproduite, et d’une manière générale de faire du site et de son contenu tout usage normal ;

  • Un support «papier» tel que :

  • la publication en tout ou en parte dans un périodique, publications d’information, livres, syllabus, mode d’emploi, etc.

  • la faculté de reproduire l’œuvre sur un autre support en ce compris informatique off line tel que : CD-ROM, bases de données, disquette, DVD, stick USB, Flash drive, etc.

  • Le droit de reproduire l’œuvre en un nombre illimité d’exemplaires de chaque support ;

  • Le droit de distribuer l’œuvre et de la communiquer au public par toute technique de communication, en ce compris la communication par câble, satellite, ondes hertziennes, Internet et réseaux informatiques ;

15 – Propriété intellectuelle spécifique

L’utilisateur de l’application 1stKYC est avisé de ce que la « Watchlist » utilisée par le système est limitée aux usages qui en sont prévus par l’application 1stKYC, à l’exclusion de tout autre usage.

La « Watchlist » est confidentielle et elle ne peut en aucun cas être altérée, modifiée, utilisée ou divulguée.

Aucune des parties ne peut céder ou transmettre, à titre onéreux ou gratuit, tout ou parte de ses droits ou obligations résultant de la convention à un tiers, sans l’accord préalable et écrit de l’autre parte : cette clause est générique et concerne tous les aspects de l’activité de la société et des présentes conditions générales, mais est aussi particulièrement valable pour tous les éléments de propriété intellectuelle.

16 – Réclamations et droit applicable

En matière de réclamation, il y aurait lieu de distinguer les réclamations générales des réclamations concernant plus spécifiquement la facturation.

Pour tout litige, controverse, ou toute réclamation découlant de l’application des présentes conditions générales ou de toute éventuelle modification ultérieure s’y rapportant (qui aurait trait notamment, mais non exclusivement à leur formation, leur validité, leurs effets obligatoires, leur interprétation, leur exécution, leur violation ou leur résolution) et de même que toute réclamation extra-contractuelle, soit de façon générale toute réclamation qui serait autre que celles qui concerneraient le seul point précis de la facturation (cf infra), à peine de nullité (irrecevabilité), les parties, c’est-à-dire la Société et le Propriétaire, s’engagent à, préalablement, rechercher un accord au travers d’une médiation, auprès d’un médiateur agréé.

Les parties s’engagent, conformément à l’article 1725, § 1er du Code judiciaire, à entamer, préalablement à l’introduction de toute action en justice, un processus de médiation auprès d’un avocat médiateur agréé.

Sauf meilleur accord exprès entre les parties, la médiation ne pourra excéder 3 mois à dater de la désignation du médiateur.

Le lieu de la médiation sera fixé à Liège (B) et la langue de procédure sera le français et le ou les avocats médiateurs choisis au sein de la liste des médiateurs agréés par les Tribunaux de Liège pour la médiation civile et commerciale (liste disponible en ligne : https://barreaudeliege-huy.be/fr/reglement-des-conflits/mediation/mediation-civile-et-commerciale ).

En cas d’échec de la médiation, et uniquement dans ce cas, le litige sera alors exclusivement soumis aux Tribunaux de Liège (B).

Les présentes conditions générales sont régies par le droit belge. Les présentes Conditions générales sont établies en français. Cette langue sera accepté comme la seule langue de référence. Les traductions en d’autres langues sont établies à titre indicatif uniquement.

A peine de forclusion, les réclamations concernant les factures doivent être signalées par écrit dans un délai de 8 jours calendrier prenant cours à la date d’envoi de la facture et/ou de l’e-mail récapitulatif. Les factures dont le récapitulatif (e-mail) n’a pas été protesté dans le délai précisé ne sont en tout état de cause plus contestables à réception.

17 – Frais de justice

Au cas où un différend concernant une obligation de somme serait porté devant les Tribunaux, il est rappelé que tous les pays de l’Union européenne, par voie légale ou jurisprudentielle, ont reconnu le principe d’un « dédommagement raisonnable pour les frais de recouvrement pertinents encourus par suite du retard de paiement« .

Pour information, en pratique, on constate une tendance des tribunaux à accorder un dédommagement équivalent à au moins 10% du montant impayé, pour la seule indemnité de procédure, sans préjudice des autres dommages ni de ceux évoqués précédemment et sans compter les frais d’huissier et autres …

La loi belge est d’application pour tout litige relevant de l’utilisation du site. Les tribunaux de Liège (B) sont seuls compétents.

18 – Confidentialité des informations et des données

Il y a deux types de données :

  • Les données concernant les Utilisateurs eux-mêmes et leurs ayants droits, c’est-à-dire les données des Propriétaires et des Utilisateurs payants ou non du Site et de l’Application : conformément au règlement RGPD, les données collectées sont plus que minimes, se résumant au strict nécessaire à la bonne exécution de la relation contractuelle avec la Société, et elles ne sont pas conservées au-delà de ce qui est nécessaire, étant entendu qu’ici, la durée est influencée par la directive AML ou IVème Directive : en ce qui concerne ces données, voyez l’article 19 et l’article 22.

  • Les données envoyées sous leur responsabilité par les Utilisateurs en vue d’effectuer leurs obligations AML découlant de ladite IVème Directive. Celles-ci sont envoyées au serveur de la société qui interroge alors d’autres bases de données, sur la base des instructions de l’Utilisateur. Par défaut, lorsqu’il est question de « données », c’est de ce second type de données, celles qui sont envoyées par l’Utilisateur au serveur de la Société dans le cadre d’une recherche « AML » qu’il est question.

Il est à noter que la Société n’effectue aucun traitement des données, de quelque manière que ce soit : les données transmises par le client sont ensuite réparties automatiquement par le logiciel de la société qui interroge d’autres serveurs et le client reçoit en retour le résultat de ces interrogations, l’outil fourni par la société servant simplement à simplifier les tâches de recherches recommandées par la IVème Directive AML auprès de bases de données externes.

La Société prend toutes les mesures nécessaires pour préserver l’intégrité des données stockées sur son site par les Utilisateurs, et ce, dans l’optique et le respect .

L’Utilisateur reste seul responsable des données envoyées par ses soins vers à la Société, et il lui est donc recommandé de s’en assurer préalablement à toute transmission, une sauvegarde.

Cette copie devra être conservée par le client jusqu’à la vérification finale du transfert et au minimum pour une durée de 5 ans (durée de conservation fixée en référence aux recommandations de la IVème directive en matière AML).

A défaut de la conservation d’une telle copie pendant ce délai, la responsabilité de la Société ne pourra en aucune façon être recherchée pour les éventuels problèmes de données manquantes ou corrompues.

De même, les accès aux données confidentielles (telles que mot de passe, informations relatives aux clients de l’Utilisateur,…) enregistrées dans le Dossier se font à l’entière responsabilité de l’Utilisateur qui hormis le cas de dol manifeste ne pourra rechercher la responsabilité de la Société si de telles données venaient à être utilisées, diffusées, volées, piratées, .

De même, la société ne pourra être tenue pour responsable d’éventuels incidents, non de son ressort, qui amèneraient une diffusion anormale de l’information stockée sur son site.

19 – Politique de confidentialité de l’entreprise et informations en application du règlement de protection des données – RGPD

Notre société preste des services qui impliquent la collecte de données personnelles de personnes physiques résidant, notamment, dans l’Union Européenne, et est donc soumise au RGPD.

Ici, pour tout ce qui concerne l’application du RGPD, les données dont il est question sont celles des Propriétaires et des Utilisateurs payants ou non du Site et de l’Application, et non celles qu’eux-mêmes encodent dans leurs Dossiers. Les données que les Propriétaires et Utilisateurs encodent dans leurs Dossiers sont leur propriété exclusive, elles sont placées sous leur responsabilité exclusive et sont cryptées de telle façon que le responsable du développement de la Société ne puisse y avoir accès que moyennant leur consentement (le consentement explicite du Propriétaire) à ce point explicite qu’il suppose une collaboration active dans la mise en œuvre du décryptage de la clé informatique par les membres de la Société.

En tant que personne physique résidant dans l’Union Européenne, le Propriétaire et l’Utilisateur donnent par la présente leur consentement au traitement de leurs données personnelles, y compris sensibles.

En tant que société, s’agissant des informations personnelles de vos salariés, dirigeants, actionnaires ou autre, nous estimons que le traitement de leurs informations personnelles est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par notre société (essentiellement, en ce qui concerne notre site internet : l’information du client) conformément à l’article 6 f du RGDP.

Notre société ne conserve ces informations que durant la durée pendant laquelle est concédé le droit d’usage ou la durée des obligations légales découlant de la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, et en vertu de ses obligations découlant de sa responsabilité.

Nos procédures internes et nos serveurs ont pour objectif de garantir la plus grande sécurité possible de vos données.

Vos droits, tels que garantis par le RGPD, sont les suivants:

Un droit d’accès facilité.

En cas de demande d’accès de la part d’une personne physique (Propriétaire ou Utilisateur) à ses données personnelles, outre qu’elles font partie de son Dossier personnel et lui sont accessibles, cette personne physique peut s’adresser à notre Data Officer (cf. infra) responsable des notifications, qui disposera alors d’un délai d’un mois maximum pour la satisfaire : le Propriétaire se verra dans cette hypothèse demander l’autorisation préalable et écrite d’accéder à la clef de cryptage par la Société qui, sinon, n’a pas accès à ces données.

A tout moment, un Utilisateur peut visualiser ses données personnelles telles qu’enregistrées sur le Site, en consultant la page « Mon compte ».

Un droit à l’oubli

Dans tous les cas, un Utilisateur peut supprimer lui-même son compte ce qui aura pour effet de supprimer immédiatement l’ensemble de ses données personnelles, avec comme corollaire l’impossibilité d’accéder aux Applications.

Si un Propriétaire supprime son compte, il supprime également, outre ses informations personnelles, le ou les Dossiers dont il est Propriétaire ainsi que les données relatives aux Utilisateurs.

Un droit à la limitation du traitement

Ce droit n’est applicable que dans quelques cas précis prévus à l’article 18 du RGDP. Merci de nous contacter si vous estimez vous trouver dans un de ces cas.

Un droit à la portabilité des données.

Il s’agit d’un nouveau droit, découlant du RGPD, qui permet à une personne de récupérer les données qu’elle a fournies, sous une forme aisément réutilisable et, le cas échéant, de les transférer à un Tiers. En passant par le menu « Mon Profil » et en cliquant sur le bouton « Exportation des données », l’ensemble des informations reprises dans votre (vos) Dossier(s) vous est transféré dans format électronique courant. »

Information concernant la sécurité des données

La notification en cas de faille de sécurité (data breach). Les entreprises auront pour obligation de mettre en place des actions en cas de violation de sécurité entraînant la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée de données.

En cas de faille de sécurité, la Société la notifiera à l’autorité de régulation compétente (l’Autorité de protection des données) dans un délai de 72h. Les personnes physiques concernées seront informées dans les meilleurs délais si la faille ou la violation de données comporte un risque élevé pour leurs droits et libertés.

Backup

Notre serveur fait l’objet d’une procédure de sauvegarde des fichiers (back-up) journalier réalisé par l’hébergeur OVH à Francfort (Allemagne). En tant que sous-traitant, cette société s’est engagée à appliquer le RGPD et à nous notifier toute compromission des données.

Conditions générales de l’hébergeur

Les conditions générales de l’hébergeur, OVH sont disponibles sur leur site (https://www.soyoustart.com/fr/mentions-legales.xml)

Data Protection Officer

Notre société comprenant moins de 25 collaborateurs, Monsieur Michel Vansimpsen (michel@1stkyc.com) y assume également les fonctions de Data Protection Officer. Les Utilisateurs sont invités à prendre en compte la taille de la Société dans leurs démarches avec la personne assumant les fonctions de DPO.

Logiciels & data

Les données des personnes physiques & morales enregistrées par les Utilisateurs sont stockées dans des tables my sql localisées sur le serveur de la société OVH. Ces données sont systématiquement cryptées par le système ; les employés de notre société n’ont pas connaissance de la clé de cryptage dont le Responsable du développement est le seul détenteur. Il ne peut y accéder sans l’accord exprès et préalable ainsi que la collaboration du Propriétaire du Dossier, dans le cadre d’une procédure exceptionnelle claire requérant l’accord du Propriétaire pour accéder à la clef de chiffrement qui permet de rendre ces données accessibles.

Pour les procédures de dépannage, la Société aura recours à un logiciel lui permettant de se connecter à distance sur l’ordinateur de l’utilisateur (type « Teamviewer ») à dépanner et avec son accord & sa collaboration.

Références

En dérogation du premier paragraphe de l’art.18, le Propriétaire accepte que le logo de sa société/entité soit repris dans une page « Références / Ils utilisent 1stKYC » sur le site Web de la Société.

Au cas où le Propriétaire s’opposerait à ce référencement, il doit en avertir la Société, et plus particulièrement le DPO à l’adresse michel@1stkyc.com.

20 – Gestion du personnel

La responsable RH est Michel Vansimpsen.

Les dirigeants de la société et elle ont accès au répertoire spécifique où sont stockées toutes les informations personnelles (fiches de paie, …) du personnel de notre Société.

21 – Gestion des sous-traitants

Ainsi que développé aux points précédents, la Société ne transmet jamais à des opérateurs externes quels qu’ils soient, en dehors de l’hébergeur (voir ci-dessous).

Si elle devait avoir recours à des sous-traitants, comme c’est le cas par exemple pour ce qui est des serveurs qu’elle utilise, il s’agira d’acteurs qui bénéficient du plus haut degré de sécurisation et de confidentialité possible.

Si, par impossible et dans l’avenir, la société devait avoir recours à d’autres intervenants extérieurs, elle veillerait toujours, comme mentionné ab initio, à ce qu’ils se soumettent aux présentes conditions générales, en ce compris en ce qu’elles protègent les données et les droits des propriétaires et des utilisateurs des abonnements et des dossiers.

Pour être plus précis quant à leur identité, la Société fonctionne essentiellement avec trois sous-traitants :

– l’hébergeur de nos applications est la société OVH, 2 rue Kellerman à F59100 Roubaix (France), RC 424 761 419 00045,

– le fournisseur de la base de données Watchlist et la société NameScan, Suite 213, 7 Railway Street, Chatswood, NSW207, Australia

– la société Stripe, sus-mentinnée, et qui intervient au niveau de la gestion des abonnements et de leur encaissement et dont le siège est sis à Dublin (Irlande), 1Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, D02H210.

Les sous-traitants resteront seuls responsables des dommages directs et indirects pouvant résulter de l’exécution de la présente convention tant à l’égard de la société qu’à l’égard des Utilisateurs.

Il est rappelé que les sous-traitants ont l’obligation de souscrire à leurs frais, risques et périls les assurances qui s’imposent (et, plus particulièrement, il doit souscrire une assurance de RC Exploitation et après livraison à la juste de mesure du risque que comprend sa mission) et veiller à effectuer le paiement des primes en temps et en heure.

Plus particulièrement, le sous-traitant garantit, au besoin à première demande, la Société contre toute réclamation d’un tiers prétendant avoir un droit intellectuel ou industriel sur tout ou partie des réalisations effectuées par le sous-traitant dans le cadre de la présente convention.

Si la société est mise en cause dans le cadre d’une problématique qui l’implique, le sous–traitant assistera la Société dans sa défense, prendra en charge ses éventuels frais de justice dans le cadre d’une procédure intentée par le client final et/ou un tiers ainsi que les éventuels dommages et intérêts auxquels la Société serait condamnée en raison de la prestation prévue dans la présente convention.

Dans ce cadre, outre que le sous-traitant est tenu d’assurer sa responsabilité civile couvrant notamment les dommages dus aux tiers, mais aussi sa responsabilité professionnelle exploitation, l’assurance de son personnel contre les accidents du travail, … il a reconnu qu’il pourrait avoir accès à des informations sensibles et confidentielles et que celles-ci devaient être traitées par lui, d’éventuelles sociétés sœurs, et ou préposés, voire clients, et fournisseurs ou tout autre cocontractant, dans les strictes limites des présentes conditions générales, ainsi que dans le respect des lois et Règlements de l’UE et de la Belgique.

Le sous-traitant s’est engagé dès lors à traiter de manière strictement confidentielle toutes les informations qui lui seraient communiquées dans le cadre de la convention qui le lie à la société et à s’abstenir de les divulguer ou de les utiliser en faveur de personnes ou entités autres que celle-ci ou au-delà de cette mission. Précisons aussi que le sous-traitant s’est porté fort du respect de cette obligation de confidentialité y compris, le cas échéant par ses mandataires, associés et préposés.

22 – Informations générales relatives au RGPD

Le « Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, en abrégé RGPD » est relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abroge la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données),” OJ L 119, 4.5.2016, p. 1-88, § (n.d.), htp://data.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj (« RGPD« ).

Notre société preste des services qui impliquent la collecte de données personnelles de personnes physiques résidant, notamment, dans l’Union Européenne, et est donc soumise au RGPD. Elle traite également des données personnelles concernant ses associés, collaborateurs et salariés.

En tant que sous-traitant nous-mêmes, nous confirmons avoir adopté les procédures requises par le RGPD et nous engageons à notifier sans délai aux Propriétaires toute information concernant ce traitement de données pour compte de tiers.

Toute personne qui désire de plus amples informations, peut contacter l’« Autorité de protection des données » à l’adresse mail contact@apd-gba.be, ou tout autre organisme similaire au sein de l’Union Européenne.

Le site web de cet organisme est le suivant : htp://www.autoriteprotectiondonnees.be/ ).

Le client est seul et unique responsable de l’utilisation illégale qu’il pourrait faire des outils qui sont mis sa disposition.

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Les collaborateurs de 1stKYC vous remercient de votre confiance et mettent tout en œuvre pour permettre aux utilisateurs de conserver un degré de satisfaction élevé.

 

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