Bonjour à tous,
Vous venez de vous inscrire à l’application et vous vous demandez comment commencer à l’utiliser ?
L’application regroupe deux bases de données. Celle des Personnes morales et celle des Personnes physiques. Dans les deux bases de données, vous avez le listing de vos fiches. Une fiche est une Personne morale, ou une Personne physique. Les fiches sont bien sûr interconnectées entre elles.
La première chose à faire est de créer des profils de Personnes physiques. Vous devez donc aller dans les paramètres et cliquer ensuite sur Profil des Personnes physiques sur la gauche.
Les profils représentent des catégories de clients ou prospects. En fonction de la relation d’affaires que vous avez avec ce type de client ou du produit & service que vous leur proposez, vous déciderez de recueillir, ou pas, un certain nombre d’informations pour ce type de client. L’application vous permet de suivre la récolte des informations que vous avez définies comme primordiales.
Un certain nombre de profils sont existants par défaut. Vous pouvez bien sûr les modifier, les supprimer, ou alors vous pouvez en créer de nouveaux.
Quand vous créez une fiche de Personne physique, vous devez rattacher cette fiche à un profil. En fonction du profil que vous aurez affecté à la Personne physique, le système vous indiquera les zones indispensables à compléter.
Lorsque la liste des Personnes physiques est affichée, vous remarquez qu’il y a un rectangle de couleur à gauche de chaque ligne du listing. Il s’agit du « code couleur » de la fiche reprise sur cette ligne.
Si le code couleur est rouge, cela signifie qu’il manque des informations indispensables pour cette fiche.
Si le code couleur est orange, cela veut dire que les informations indispensables ont été encodées. La fiche doit être validée par un Manager, lequel sera garant de l’exactitude des données enregistrées.
Si le code couleur est vert, cela veut dire que les informations indispensables ont été collectées et que la fiche a été validée par un Manager.
En d’autres mots, vos Due diligences sont donc en ordre pour cette fiche.
Lorsque vous complétez les informations relatives à une Personne physique, vous devez faire manuellement une vérification dans la base de données . Cela vous permettra de détecter les personnes politiquement exposées, ou leurs proches ou encore les personnes sanctionnées.
Le remplissage d’une fiche nécessite également de faire le calcul du niveau de risque. Dans la grille que nous vous proposons, il a été répondu de manière automatique à la majorité des questions.
Après cela, le calcul pourra se faire et le risque sera affiché en haut à droite de l’écran. Vous pouvez diverger du risque calculé par l’application. Le système tiendra compte du niveau de risque introduit par vous. Vous devrez également laisser un commentaire pour justifier votre modification.
Pour toute question plus précise, nous vous invitons à consulter l’onglet Besoin d’aide en bas à gauche de la page et de cliquer sur FAQ, ou via le menu du haut à droite.
